Pokud chcete požádat firmu o další informace týkající se produktu nebo služby nebo o další informace, napište tázací dopis. Když jsou psány spotřebiteli, tyto typy dopisů často reagují na reklamu viděnou v novinách, časopisech nebo reklamě v televizi. Mohou být psány a zasílány poštou nebo e-mailem. V prostředí business-to-business mohou zaměstnanci společnosti psát dotazy, aby položili stejné typy otázek na produkty a služby. Zástupce společnosti může například požadovat informace o velkoobchodním nákupu produktů od distributora, nebo rostoucí malá firma bude možná muset zadávat účetnictví a výplatu mezd a chtít uzavřít smlouvu se společností firma.
Pro další typy obchodní dopisy, najdete příklady různé typy obchodních dopisů zdokonalit své dovednosti pro konkrétní obchodní účely, jako je například poptávka, úprava nároků, psaní průvodních dopisů a další.
Tištěné dopisy
Chcete-li vytisknout dopisy v profesionální podobě, umístěte adresu své společnosti nebo své společnosti na začátek stránky dopis (nebo použijte hlavičkový papír vaší společnosti) následovaný adresou společnosti, ve které se nacházíte psaní na. Datum lze umístit dvojitě od sebe (stiskem návratu / zadání dvakrát) nebo doprava. Pokud použijete styl, který má datum vpravo, odsajte odstavce a mezi nimi nevkládejte mezeru. Pokud ponecháte vše zarovnáno doleva, neodsazujte odstavce a mezi ně vložte mezeru.
Před uzavřením ponechte řádek místa a čtyři až šest řádků místa, abyste měli prostor pro ruční podepsání dopisu.
Dotazy zaslané e-mailem
Pokud používáte e-mail, je pro čtenáře snazší mít mezi sebou odstavce s mezerou, takže vše, co zbývá, propláchněte. E-mail bude mít automaticky datum, kdy byl odeslán, takže jej nemusíte přidávat. Mezi uzávěrku a zadané jméno budete potřebovat pouze jeden řádek mezery. Ve spodní části za své jméno umístěte kontaktní informace o vaší společnosti (například telefonní linku, aby se k vám někdo mohl snadno vrátit).
Je snadné být příliš neformální s e-mailem. Pokud se chcete v oboru, do kterého píšete, zdát profesionální, držte se pravidla a tón formálního psaní dopisů pro dosažení nejlepších výsledků a před odesláním jej ověřte. Je tak snadné rozdělit e-mail, okamžitě stisknout Odeslat a poté objevit chybu při přečtení. Opravte chyby před odesláním, abyste udělali lepší první dojem.
Důležitý jazyk pro obchodní dopis
- Začátek: „Vážený pane“ nebo „Komu to může zajímat“ (velmi formální, používá se, když neznáte osobu, které píšete). Pokud již znáte svůj kontakt, je to lepší, než být anonymní.
- Reference: „S odkazem na vaši reklamu (reklamu) v ...“ nebo „Pokud jde o vaši reklamu (reklamu) v ...“ Okamžitě informujte společnost o tom, proč píšete, proč píšete.
- Vyžádání katalogu, brožury atd .: Po odkazu zadejte čárku a pokračujte „Mohl byste mi prosím poslat informace o ...“
- Vyžádání dalších informací: Pokud máte víc, co hledáte, dodejte: „Rád bych také věděl ...“ nebo „Mohl byste mi říct, zda ...“
- Souhrnná výzva k akci: „Těším se, až budu od vás slyšet ...“ nebo „Mohl byste mi prosím zavolat mezi hodinami ...“
- Ukončení: Zavřete pomocí „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“.
- Podpis: Přidejte svůj název na řádek za svým jménem.
Příklad dopisu v tištěné podobě
Tvé jméno
Vaše ulice
Město, ST Zip
Obchodní jméno
Obchodní adresa
Město, ST Zip
12. září 2017
Komu se to může týkat:
S odkazem na vaši reklamu včera New York Times, mohl byste mi prosím poslat kopii svého nejnovějšího katalogu? Je také k dispozici online?
Těším se, až od tebe uslyším.
S pozdravem,
(Podpis)
Tvé jméno
Tvůj pracovní titul
Název vaší společnosti