Účelem potvrzovacích dopisů je prokázat, že jste obdrželi konkrétní dokumenty nebo konkrétní typ žádosti. Potvrzovací dopisy se často používají pro vše, co je součástí právního procesu.
Prvky dopisu
Stejně jako u jakékoli obchodní nebo profesionální korespondence byste měli začít s dopisem několika konkrétními a očekávanými prvky:
- Vaše jméno, adresa a datum vpravo nahoře
- Jméno osoby, které adresujete dopis, v levém horním rohu na řádku pod vaší adresou
- Název společnosti (je-li to vhodné)
- Adresa firmy nebo jednotlivce
- Řádek předmětu, který stručně uvádí účel dopisu tučně (například „Právní případ č. 24“)
- Úvodní pozdrav, například „Vážený pane Smithe“
Když začnete potvrzovací dopis, začněte krátkou větou, která říká, že se jedná o potvrzovací dopis. Některé fráze, které můžete použít, zahrnují:
- Potvrzuji přijetí následujících dokumentů ...
- Potvrzuji příjem ...
- Zajistíme, aby odpovědná osoba tyto materiály obdržela ihned po návratu do kanceláře.
Zbytek dopisu by měl obsahovat základní text, kde v jednom nebo dvou odstavcích vysvětlíte, co konkrétně berete na vědomí. Na konci textu dopisu můžete v případě potřeby nabídnout pomoc, například: „Pokud mohu být další pomoc, neváhejte mě prosím kontaktovat. “Dopis ukončte standardním uzávěrem, například:„ S pozdravem, pane Joe Smith, XX Firma."
Ukázkový dopis
Může být užitečné zobrazit vzorovou šablonu dopisu. Neváhejte a zkopírujte níže uvedený formát pro potvrzení. Přestože se v tomto článku netiskne, uvědomte si, že byste měli obvykle nastavit správnou adresu a datum.
Joseph Smith
Společnost Acme Trading Company
5555 S. Hlavní ulice
Kdekoli v Kalifornii 90001
25. března 2018
Re:Právní případ č. 24
Vážení ______:
Protože pan Doug Jones je mimo kancelář na další dva týdny, potvrzuji přijetí vašeho dopisu ze dne 20. března 2018. To bude upozorněno okamžitě po jeho návratu.
Pokud vám mohu během nepřítomnosti pana Jonese pomoci, neváhejte a zavolejte.
S úctou,
Joseph Smith
Pod uzávěrku „S pozdravem“ podepište těsně nad svým jménem.
Další úvahy
Potvrzovací dopis obsahuje dokumentaci, že jste obdrželi dopis, příkaz nebo stížnost od druhé strany. Pokud by se záležitost stala právní nebo obchodní neshodou, váš potvrzovací dopis prokazuje, že jste na žádost druhé strany odpověděli.
Pokud nejste obeznámeni se stylem obchodního dopisu, udělejte si čas na učení základního formátu pro psaní obchodní dopisya zkontrolujte různé typy obchodních dopisů. To vám pomůže upřesnit vaše dovednosti pro konkrétní obchodní účely, jako je dotazování, úprava nároků, a psaní průvodní dopisy.