Jak formátovat a psát jednoduchý obchodní dopis

Lidé píší obchodní dopisy a e-maily z různých důvodů, jako je například vyžádání informací, provádění transakcí, zajištění zaměstnání atd. Efektivní obchodní korespondence by měla být jasná a stručná, ohleduplná v tónu a správně naformátovaná. Rozdělením obchodního dopisu na jeho základní součásti se můžete naučit, jak efektivně komunikovat a zdokonalovat své dovednosti spisovatele.

Typický obchodní dopis obsahuje tři oddíly, úvod, tělo a závěr.

1. Představení se: Úvod uvádí, kdo je spisovatelem adresován. Pokud píšete někomu, koho neznáte nebo se s ním setkali jen krátce, může být úvod také krátkým důvodem, proč píšete. Úvod je obvykle pouze věta nebo dvě věty.
2. Tělo: Tělo dopisů je místo, kde uvedete svou firmu. Tato část může být kratší než několik vět nebo několik odstavců. Vše záleží na míře podrobností potřebných k popisu předmětu.
3. Závěr: Závěrem je poslední část, ve které budete vyzváni k další akci. Může to být příležitost mluvit osobně, vyžádat si další informace nebo provést transakci. Stejně jako úvod by tato část neměla být větší než věta nebo dvě a musí jasně stanovit, co byste chtěli od osoby, která váš dopis čte.
   instagram viewer

Tón úvodu závisí na vašem vztahu k příjemci dopisu. Pokud oslovujete blízkého přítele nebo obchodního kolegu, je přijatelné používat jejich křestní jméno. Ale pokud píšete někomu, koho neznáte, je nejlepší je oslovit formálně v pozdravu. Pokud neznáte jméno osoby, do které píšete, použijte její název nebo obecnou formu adresy.

Nějaké příklady:

• Vážený personální řediteli
• Drahý pane nebo paní
• Vážený doktore, pane, paní, paní (příjmení)
• Vážený Franku (použijte, pokud je osoba blízkým obchodním kontaktem nebo přítelem)

Vždy se dává přednost psaní konkrétní osobě. Obecně řečeno, použijte pana, když oslovujete muže a paní pro ženy v pozdravu. Titul Doktor používejte pouze pro ty, kteří pracují ve zdravotnictví. I když byste měli vždy začít obchodní dopis se slovem „Vážení“, je to možnost pro obchodní e-maily, které jsou méně formální.

Pokud píšete někomu, koho neznáte nebo se setkali pouze při předávání, možná budete chtít sledovat pozdrav poskytnutím nějakého kontextu, proč kontaktujete tuto osobu.

Nějaké příklady:

• S odkazem na vaši reklamu v Times ...
• Včera sleduji telefonický hovor.
• Děkujeme za váš dopis z 5. března.

Většina obchodního dopisu je obsažena v těle. To je místo, kde spisovatel uvádí svůj důvod pro korespondenci. Například:

• Píšu na zeptat se o pozici zveřejněné v The Daily Mail.
• Píšu pro potvrzení podrobností o zásilce na objednávce # 2346.
• Píšu vám, abych se omluvil za potíže, které jste zažili minulý týden v naší pobočce.

Jakmile uvedete obecný důvod pro psaní obchodního dopisu, použijte tělo k poskytnutí dalších podrobností. Můžete například odesílat klientovi důležité dokumenty k podpisu, omlouvat se zákazníkovi za špatné služby, vyžádání informací ze zdroje nebo z jiného důvodu. Ať už je důvod jakýkoli, nezapomeňte použít zdvořilý a zdvořilý jazyk.

Například:

• Byl bych vděčný za setkání s vámi příští týden.
• Chtěli byste mít čas na Setkání příští týden?
• Byl bych potěšen, že vám v nadcházejícím měsíci nabídneme prohlídku našeho zařízení.
• Bohužel budeme muset odložit schůzku do 1. června.
• V příloze naleznete kopii smlouvy. Podepište, pokud je uvedeno.

Je obvyklé zahrnout některé závěrečné poznámky poté, co jste uvedli svou firmu v těle dopisu. Toto je vaše příležitost k posílení vašeho vztahu s příjemcem a měla by to být jen věta.

• Prosím, kontaktujte nás znovu, pokud můžeme nějakým způsobem pomoci.
• Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mi zavolat.
• Uzavření můžete také použít k vyžádání nebo nabídnutí budoucího kontaktu se čtenářem.
• Těším se, až se brzy ozveme.
• Chcete-li naplánovat schůzku, kontaktujte prosím svého asistenta.

Poslední věc, kterou všechny obchodní dopisy potřebují, je pozdrav, kde čtenáři rozloučíte. Stejně jako v úvodu, jak píšete oslovení bude záviset na vašem vztahu k příjemci.

Pro klienty, se kterými nejste na prvním místě, použijte:

• S úctou (pokud neznáte jméno osoby, do které píšete)
• S pozdravem (pokud znáte jméno osoby, které píšete.

Pokud používáte jméno, použijte:

• Všechno nejlepší, (pokud jste známí)
• S pozdravem nebo pozdravem (pokud je osoba blízkým přítelem nebo kontaktem)

Ukázka obchodního dopisu