Top 10 tipů pro obchodní psaní

Stejně jako život sám, psaní může být někdy chaotický, frustrující a tvrdý. Můžete však svůj pracovní život trochu usnadnit editace s ohledem na tyto zásady. Je to jednoduché: Ať už píšete dvouřádkový e-mail nebo desetistránkovou zprávu, předvídejte potřeby svých čtenářů a pamatujte na čtyři Cs: Buďte jasní, struční, ohleduplní a správné.

To znamená podívat se na téma z z pohledu vašich čtenářů, zdůraznit co ony chcete nebo potřebujete vědět.

• Příklad: Požádal jsem, aby byla vaše objednávka odeslána dnes.
• Revize: Objednávku obdržíte ve středu.

Nezachovávejte klíčové slovo přetažením do fráze, která by následovala slabý předmět.

• Příklad: Realizace nové marketingové kampaně začne 1. června.
• Revize: Nová marketingová kampaň začne 1. června.

Kamkoli to bude vhodné, dejte předmět předem a udělejte to dělat něco. Aktivní hlas obvykle funguje lépe než pasivní, protože je přímější, stručnější a snáze pochopitelný. (Ale ne vždy.)

• Příklad: Váš návrh byl zkontrolován na naší schůzi 1. dubna a byl okamžitě předložen vývojářům.
• Revize: 1. dubna jsme váš návrh zkontrolovali a okamžitě jsme jej zaslali vývojářům.

Wordy výrazy mohou čtenáře odvrátit řezat nepořádek.

• Příklad: Píšu tuto poznámku, protože vám chci velmi poděkovat za organizaci den otevřených dveří, který se konal minulý čtvrtek.
• Revize: Děkujeme vám, že jste uspořádali minulý čtvrtek den otevřených dveří.

Být Průhledná a také stručně, někdy potřebujeme přidat slovo nebo dvě.

• Příklad: Skladovací hala je prvním krokem.
• Revize: Odblokování úložiště je prvním krokem.

Tady je kde být ohleduplný přichází v. Pokud při rozhovorech s kolegy řeknete „prosím“ a „děkuji“, zahrňte tato slova také do svých e-mailů.

• Příklad: Pošlete mi zprávu žargonu, než odjedete domů.
• Revize: Prosím, pošlete mi zprávu žargonu, než půjdete domů.

Pokud se vám nelíbí znějící zvuk v tisku, držte se dál od slov a frází, které jsou nikdy používá se v rozhovoru - „připojeno tímto“, „má vám to poradit,“ „podle vaší žádosti.“

• Příklad: V příloze je pro vaši informaci připojena duplikovaná verze výše uvedené listiny.
• Revize: Přiložil jsem kopii činu.

Módní výrazy mají tendenci rychle přivítat své přivítání. Ditto pro firemní žargon. Snažte se psát jako a člověk.

• Příklad: Na konci dne je nejdůležitější, že bychom měli zaměstnancům usnadnit poskytování informací o osvědčených postupech.
• Revize: Povzbuzujme lidi, aby předkládali návrhy.

Stohování znamená hromadit se modifikátory před podstatné jméno; slovní ekvivalent dopravní zácpy. Dlouhé řetězce podstatných jmen mohou zachránit slovo nebo dvě, ale mohou také upravovat vaše čtenáře.

• Příklad: Vesmírný dalekohled širokoúhlová planetární kamera s definicí nástroje týmová pozemní kamera s nabitým párem (od Nový vědec, citovaný Matthew Lindsay Stevensem v Jemnosti vědeckého stylu, 2007)
• Revize: Huh?

Konečně je tu správnost: vždy se ujistěte zkontrolovat svou práci, bez ohledu na to, jak dobře si myslíte, že jste se dostali k ostatním Cs.

• Příklad:: Když spěcháte, je velmi snadné nechat slova.
• Revize: Když spěcháte, je velmi snadné vynechat slova.