Nemůžete najít informace na internetu a nemáte čas ani peníze na návštěvu soudní budovy. Žádný problém! Použití poštovní služby k vyžádání dokumentů, záznamů a dalších informací o vaší rodině může ušetřit hodiny vašeho času. Obituaries z knihovny, rodné listy z kancelář životně důležitých záznamů, závěti z soudu a manželství z kostela jsou jen některé z mnoha záznamů dostupných poštou.
Jaké jsou zásady žádosti o výzkum?
Trik, jak získat informace poštou, je seznámit se se záznamy a politikou archivů a úložišť v oblasti, ve které žili vaši předkové. Otázky, které musíte položit před vyžádáním kopií poštou, zahrnují:
- Lze fotokopie dokumentů zasílat poštou?
- Jaké záznamy jsou k dispozici? Za jaké časové období?
- Byly záznamy indexovány?
- Lze indexy pro konkrétní příjmení získat poštou?
- Jaké jsou náklady na získání kopií?
- Je za vyžádání kopií poštou při osobní návštěvě účtován příplatek?
- Jaké způsoby platby jsou přijímány?
- Lze žádosti zaslat faxem nebo e-mailem?
- Je požadována úplná citace (přesný název, datum atd.), Nebo je možné provádět vyhledávání?
- Jaká je průměrná doba obratu pro požadavky na genealogii?
Indexy jsou klíčové
Pro snazší vyžádání genealogických záznamů poštou pomáhá nejprve získat přístup ke všem publikovaným indexům. Indexy usnadňují vyhledání vašeho příjmení, kontrolu dalších možných příbuzných žijících v oblasti a prozkoumání možných pravopisných variací. Umožňují také snadno vyžádat konkrétní dokumenty s citací svazku a stránky nebo čísla certifikátu. Mnoho zařízení nemá zdroje pro provádění genealogického výzkumu, ale většina z nich je ráda poskytne kopie dokumentů, pokud jsou opatřeny specifickými zdrojovými informacemi získanými prostřednictvím rejstříku.
Mnoho pozemků, životně důležitých záznamů, imigračních záznamů a závětí bylo indexováno a lze je získat na mikrofilmu prostřednictvím místního Centrum rodinné historie nebo online prostřednictvím FamilySearch. Můžete také psát přímo do zařízení (například do kanceláře) a vyžádat si kopie indexů pro konkrétní příjmení nebo časový rámec. Tuto službu však nebudou poskytovat všechny úložiště.
S důvěrou
Pokud nemáte v úmyslu poslat pouze jednu žádost, je užitečné použít formulář nazvaný protokol korespondence pomůže vám sledovat informace, které odešlete, odpovědi, které obdržíte, a informace, které jste obdrželi získané. Pomocí protokolu korespondence zaznamenejte datum vaší žádosti, jméno osoby nebo archivů, se kterými jste, a požadované informace. Když obdržíte odpověď, poznamenejte si datum a obdržené informace.
Při vyžádání informací a dokumentů poštou mějte své žádosti stručné a do jisté míry. Pokuste se nepožadovat více než jeden nebo dva záznamy na transakci, pokud jste se předem nekontaktovali u osoby, která zpracovává váš požadavek. Některá zařízení vyžadují, aby každá jednotlivá žádost byla zpracována v samostatné transakci, zatímco jiná vám ochotně zkopírují dva tucty dokumentů. Zahrňte platbu, pokud je to nutné, spolu s vaším dopisem. Není-li platba požadována, je vždy dobré nabídnout dar. Zvláště knihovny, genealogické společnosti a církve oceňují toto gesto. Některá úložiště vám mohou zaslat účet po obdržení vaší původní žádosti na základě skutečného počtu fotokopií požadovaných dokumenty, které jste požadovali. Ve většině případů budete muset před přijetím kopií odeslat platbu.
Tipy pro zajištění odpovědi
Pro nejlepší šance na povzbuzení úspěšné odpovědi na vaše požadavky:
- Udržujte svůj dopis krátký a jednoduchý. Uveďte, jaké informace potřebujete, a uveďte pouze základní informace, které někomu mohou pomoci najít odpověď na vaši žádost.
- Zahrňte alternativní hláskování jmen, přezdívky atd. podle kterých lze najít všechny záznamy.
- Vždy obsahovat samolepící obálku s razítkem (SASE)
- V dopise uveďte také své jméno a adresu a také SASE
- K dopisu přiložte svou e-mailovou adresu a telefonní číslo. To umožňuje osobě, která vyřizuje vaši žádost, aby vás v případě jakýchkoli dotazů rychle kontaktovala.
- Buďte zdvořilí a zdvořilí. „Prosím“ a „děkuji“ jde dlouhou cestu.
- Korigujte svůj dopis o gramatice a pravopisu, ujistěte se, že váš požadavek je snadno srozumitelný a že jste uvedli přesná jména, data a místa.
- Ponechejte si kopii svého dopisu, alespoň dokud nedostanete odpověď, a poznamenejte si jej do protokolu korespondence.
Spousta vašich genealogických výzkumů může být úspěšně prováděna poštou, pokud si děláte domácí úkoly, jste zdvořilí a ohleduplní ve své veškeré korespondenci a dobře sledujete své výsledky. Šťastný lov!