Jak napsat obchodní zprávu pro studenty angličtiny

Pokud se chcete dozvědět, jak psát obchodní zprávu v angličtině, postupujte podle těchto tipů a použijte příklad zprávy jako šablonu, na které můžete založit vlastní obchodní zprávu. Především obchodní zprávy poskytují důležité informace pro management, které jsou aktuální a faktické. Žáci angličtiny psaní obchodních zpráv se musí ujistit, že jazyk je přesný a výstižný. Styl psaní používaný v obchodních zprávách by měl poskytovat informace bez silných názorů, ale spíše co nejpřímější a nejpřesnější. Propojení jazyka by měly být použity k propojení nápadů a částí obchodní zprávy. Tento příklad obchodní zprávy představuje čtyři základní náležitosti, které by každá obchodní zpráva měla obsahovat:

• Podmínky zadání

Podmínky se vztahují na podmínky, za nichž je obchodní zpráva psána.

• Postup

Postup popisuje metodu, která byla použita ke sběru dat pro sestavu.

• Zjištění

Zjištění popisují data nebo jiné důležité informace, které zpráva vytvořila.

• Závěry

Jsou učiněny závěry ke zjištěním, která odůvodňují doporučení.

• Doporučení

Doporučení jsou konkrétní návrhy učiněné na základě závěrů zprávy.

Přečtěte si krátký příklad obchodní zprávy a postupujte podle níže uvedených tipů. Učitelé mohou tyto příklady vytisknout pro použití ve třídě při výuce pomocí zvuku výuka psaní strategií.

Podmínky zadání

Margaret Andersonová, personální ředitelka, požádala tuto zprávu o spokojenosti se zaměstnaneckými výhodami. Zpráva měla být předložena do 28. června.

Postup

V období od 1. dubna do 15. dubna proběhl rozhovor s reprezentativním výběrem 15% všech zaměstnanců týkající se:

1. Celková spokojenost s naším současným balíčkem výhod
2. Problémy, které se vyskytly při jednání s personálním oddělením
3. Návrhy na zlepšení komunikačních politik
4. Problémy, se kterými se setkáváme při jednání s naším HMO

Zjištění

1. Zaměstnanci byli obecně spokojeni s aktuálním balíčkem výhod.
2. Některé problémy se vyskytly při žádosti o dovolenou kvůli tomu, co je vnímáno jako dlouhá čekací doba na schválení.
3. Starší zaměstnanci opakovaně měli problémy s postupy léků na předpis HMO.
4. Zaměstnanci ve věku 22 až 30 let hlásí s HMO jen málo problémů.
5. Většina zaměstnanců si stěžuje na nedostatek zubního pojištění v našem balíčku výhod.
6. Nejběžnějším návrhem na zlepšení byla schopnost zpracovat žádosti o dávky online.

Závěry

1. Starší zaměstnanci, nad 50 let, mají vážné problémy se schopností našeho HMO poskytovat léky na předpis.
2. Náš systém žádostí o dávky je třeba revidovat, protože většina stížností týkajících se interního zpracování.
3. V době odezvy personálního oddělení je třeba zlepšit.
4. Zlepšení informačních technologií by měla být považována za zaměstnance, kteří jsou technologicky důvtipnější.

Doporučení

1. Setkejte se se zástupci HMO a projednejte závažnou povahu stížností týkajících se dávek léků na předpis pro starší zaměstnance.
2. Upřednostněte dobu odezvy na žádost o dovolenou, protože zaměstnanci potřebují rychlejší schválení, aby mohli naplánovat svou dovolenou.
3. Neprovádějte žádné zvláštní akce pro balíček výhod mladších zaměstnanců.
4. Diskutujte o možnosti přidání online systému žádostí o výhody do intranetu naší společnosti.

• Zpráva je rozdělena do čtyř oblastí:
  • Podmínky zadání- V této části jsou uvedeny základní informace o důvodu zprávy. Obvykle zahrnuje osobu žádající o zprávu.
  • Postup- Postup poskytuje přesné kroky a metody použité pro zprávu.
  • Zjištění- Zjištění poukazují na zjištění učiněná během vyšetřování zprávy.
  • Závěry- Závěry poskytují logické závěry založené na zjištěních.
  • Doporučení- Doporučení uvádějí opatření, která autor zprávy cítí, je třeba přijmout na základě zjištění a závěrů.
• Zprávy by měly být stručné a faktické. Stanoviska jsou uvedena v části „závěry“. Tato stanoviska by však měla vycházet ze skutečností uvedených v „zjištění“.
• Použití jednoduché časy (obvykle současné jednoduché) k vyjádření faktů.
• Použijte imperativní forma (Diskutujte o možnosti..., dávejte přednost... atd.) V části „doporučení“, protože se vztahují na společnost jako celek.

Pokračujte v učení o dalších typech obchodních dokumentů pomocí těchto zdrojů:

Poznámky
E-mailem
Úvod do psaní podnikatelských plánů

Obchodní poznámky se zapisují do celé kanceláře. Při psaní obchodních poznámek se ujistěte, že jste jasně označili, pro koho je poznámka určena, důvod psaní poznámky a kdo píše poznámku. Memos inklinují informovat kolegy v kanceláři a procedurální změny, které se vztahují na velkou skupinu lidí. Často poskytují pokyny pomocí imperativního hlasu. Zde je příklad poznámky s následnými důležitými body, které je třeba použít, když psaní podnikání poznámky v angličtině.

Příklad poznámky

Od: Management

Komu: Zaměstnanci prodeje v oblasti Northwest Area

RE: Nový systém měsíčních hlášení

Chtěli bychom rychle projít některé změny v novém systému měsíčního vykazování tržeb, o kterém jsme diskutovali na pondělním zvláštním zasedání. Nejprve bychom chtěli znovu zdůraznit, že tento nový systém vám ušetří spoustu času při hlášení budoucích prodejů. Chápeme, že máte obavy z množství času, který bude původně potřebný pro zadání vašich klientských dat. I přes toto počáteční úsilí jsme si jisti, že se vám brzy brzy budou líbit výhody tohoto nového systému.

Zde je pohled na postup, který budete muset dodržovat, abyste vyplnili seznam klientů ve vaší oblasti:

1. Přihlaste se na webové stránky společnosti na adrese http://www.picklesandmore.com
2. Zadejte své uživatelské jméno a heslo. Budou vydány příští týden.
3. Po přihlášení klikněte na „Nový klient“.
4. Zadejte příslušné informace o klientovi.
5. Opakujte kroky 3 a 4, dokud nezadáte všechny své klienty.
6. Po zadání těchto informací vyberte možnost „Objednávka“.
7. Vyberte klienta z rozevíracího seznamu „Klienti“.
8. Vyberte produkty z rozevíracího seznamu "Produkty".
9. Z rozevíracího seznamu „Doprava“ vyberte specifikace přepravy.
10. Klikněte na tlačítko „Zpracovat objednávku“.

Jak vidíte, jakmile zadáte příslušné informace o klientovi, zpracování objednávek bude z vaší strany vyžadovat ŽÁDNOU papírování.

Děkujeme vám za pomoc při zavádění tohoto nového systému na místo.

S pozdravem,

Řízení

• Pro vytvoření poznámky použijte následující strukturu:MEMO
  Od: (osoba nebo skupina odesílající poznámku)
  Komu: (osoba nebo skupina, které je poznámka určena)
  RE: (předmět poznámky, to by mělo být v tučně)
• Namísto „poznámky“ lze použít termín „memorandum“.
• Memo je obecně není tak formální jako psaný dopis. Rozhodně to však není tak neformální jako osobní dopis.
• Tón poznámky je obecně přátelský, protože se jedná o komunikaci mezi kolegy.
• Udržujte poznámku stručnou a věcnou.
• V případě potřeby krátkým odstavcem uveďte důvod poznámky.
• Pomocí odrážek vysvětlete nejdůležitější kroky v procesu.
• K dokončení poznámky použijte krátké poděkování. To nemusí být tak formální jako v písemném dopise.

Zprávy
Poznámky
E-mailem
Úvod do psaní podnikatelských plánů

Chcete-li se dozvědět, jak napsat firemní e-mail, nezapomeňte na následující: Firemní e-maily jsou obecně méně formální než obchodní dopisy. Firemní e-maily zaslané kolegům jsou obecně přímé a vyžadují konkrétní opatření. Je důležité, aby vaše firemní e-maily byly krátké, protože čím snazší je odpovědět na e-mail, tím je pravděpodobnější, že obchodní kontakt rychle odpoví.

Příklad 1: Formální

První příklad ukazuje, jak napsat formální obchodní e-mail. Všimněte si méně formálního „Ahoj“ v pozdravu v kombinaci s formálnějším stylem ve skutečném e-mailu.

Ahoj,

Na vašem webu jsem četl, že nabízíte kopírování hudebních CD pro velké množství CD. Chtěl bych se zeptat na postupy spojené s těmito službami. Jsou soubory přenášeny online nebo jsou tituly zasílány na CD standardní poštou? Jak dlouho trvá vytvoření přibližně 500 kopií? Existují nějaké slevy na tak velké množství?

Děkuji, že jste si našli čas na zodpovězení mých otázek. Těším se na tvoji odpověď.

Jack Finley
Sales Manager, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Příklad 2: Neformální

Druhý příklad ukazuje, jak napsat neformální e-mail. Všimněte si více konverzačního tónu v e-mailu. Je to, jako by spisovatel mluvil po telefonu.

V 16.22 01/07 +0000 jste napsali:

> Slyšel jsem, že pracujete na účtu Smith. Pokud potřebujete jakékoli informace, neváhejte se spojit se mnou.

Ahoj Tome,

Poslouchejte, pracujeme na Smithově účtu a přemýšlel jsem, jestli mi můžete dát ruku? Potřebuji nějaké vnitřní informace o nedávném vývoji tam. Myslíte si, že byste mohli předat jakékoli informace, které byste mohli mít?

dík

Petr

Peter Thompsen
Account Manager, Tri-State Accounting
(698) 345 - 7843

Příklad 3: Velmi neformální

Ve třetím příkladu můžete vidět velmi neformální e-mail, který je velmi podobný textovým zprávám. Tento typ e-mailu používejte pouze s kolegy, se kterými máte úzký pracovní vztah.

V 11,22 01/12 +0000 jste napsali:

> Chtěl bych návrh poradenské firmy.

A co Smith a Sons?

KB

• E-mail je mnohem méně formální než psaný dopis. E-maily jsou obvykle krátké a stručné.
• Pokud píšete někomu, koho neznáte, postačuje jednoduché „Ahoj“. Používat oslovení například „Vážený pane Smithe“, je příliš formální.
• Při psaní někomu, koho dobře znáte, můžete psát, jako byste s ním mluvili.
• Použijte zkrácené slovesné tvary (On, My, On, atd.)
• Uveďte telefonní číslo k podpisu e-mailu. To umožní příjemci v případě potřeby telefonovat.
• Není nutné uvádět vaši e-mailovou adresu, protože příjemce může pouze odpovědět na e-mail.
• Při odpovědi eliminujte všechny informace, které nejsou nutné. Ponechávejte pouze části textu, které se vztahují k vaší odpovědi. Tím ušetříte čtenáři čas při čtení e-mailu.

Zprávy
Poznámky
E-mailem
Úvod do psaní podnikatelských plánů