Co jsou obchodní a technické zprávy?

Zpráva je dokument, který představuje informace v organizovaném formátu pro konkrétní publikum a účel. Ačkoli shrnutí zprávy mohou být doručovány ústně, úplné zprávy jsou téměř vždy ve formě písemných dokumentů.

V "Současných obchodních zprávách" definují Kuiper a Clippinger obchodní zprávy jako "organizované, objektivní prezentace pozorování, zkušeností nebo skutečností použitých v rozhodovacím procesu."

Sharma a Mohan definují technické zprávy jako „písemné prohlášení o skutečnostech, projektech, postupech nebo zkouškách; jak byly tyto skutečnosti zjištěny; jejich význam; závěry, které z nich vyplynuly; a [v některých případech] doporučení, která jsou vytvářena „v části„ Obchodní korespondence a psaní zpráv “.

Typy zpráv zahrnují poznámky, minuty, laboratorní zprávy, knižní zprávy, zprávy o pokroku, zprávy o oprávněnosti, zprávy o shodě, výroční zprávy a zásady a postupy.

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke a Mary John O'Hair, „Obchodní komunikace: rámec pro úspěch“

„Zprávy mohou plnit čtyři různé a někdy související funkce. Mohou být použity jako kontroly, aby se zajistilo, že všechna oddělení fungují správně, poskytují informace, poskytují analýzu a přesvědčují ostatní, aby jednali. ““

Shirley Kuiper a Dorinda Clippinger, „Současné obchodní zprávy“

„Čtenáři chápou efektivní zprávy tak, jak to autor zamýšlel, a ovlivňují čtenáře, aby jednal podle přání spisovatele. Cíle autora je nejpravděpodobněji dosaženo, pokud odpovídají potřebám a cílům čtenáře. Účinná zpráva je empatická, přesná, úplná, stručný, a Průhledná. Především účinná zpráva představuje informace eticky. “

Warren Buffet, Předmluva k "Obyčejná anglická příručka"

„Jeden nepůvodní, ale užitečný tip: Napište na konkrétní osobu. Když píšu výroční zprávu Berkshire Hathawaye, předstírám, že mluvím se svými sestrami. Nemám žádné potíže s jejich zobrazením: ačkoli jsou velmi inteligentní, nejsou odborníky na účetnictví nebo finance. Budou rozumět prostá angličtina, ale žargon může je hádat. Mým cílem je jednoduše poskytnout jim informace, které bych si přál, aby mi dodali, kdyby se naše pozice obrátily. Abych uspěl, nemusím být Shakespeare; Musím však upřímně toužit informovat. “

John M. Lannon, „Technická komunikace“

„V profesionálním světě se tvůrci rozhodnutí spoléhají na dva široké typy zpráv: Některé zprávy se zaměřují především na informace ('co děláme teď' '' co jsme udělali minulý měsíc, '' co náš průzkum zákazníků našel, '' co se dělo na schůzi oddělení '). Ale kromě pouhého poskytování informací obsahuje mnoho zpráv také analýza („co tyto informace pro nás znamenají“, „jaké kroky by měly být zváženy“, „co doporučujeme a proč“).

„Pro každou dlouhou (formální) zprávu vede nespočet krátkých (neformálních) zpráv k informovaným rozhodnutím o záležitostech tak různorodé jako nejpohodlnější kancelářské židle, které si můžete koupit s nejlepším náborářem, který si najmete pro správu výcvik. Na rozdíl od dlouhých zpráv, většina krátkých zpráv nevyžaduje žádné rozšířené plánování, jsou rychle připravena, obsahují málo nebo žádné informace o pozadí a nemají přední ani koncovou hmotu (titulní strana, obsah, glosář, atd). Ale i přes jejich stručnost, krátké zprávy poskytují informace a analýzy, které čtenáři potřebují. “

Kuiper, Shirley. "Současné obchodní zprávy." Dorinda Clippinger, 5. vydání, Cengage Learning, 6. února 2012.

Lannon, John M. "Technická komunikace." Laura J. Gurak, 14. vydání, Pearson, 14. ledna 2017.

Úřad pro vzdělávání a pomoc investorů. "Obyčejná anglická příručka." Americká komise pro cenné papíry a burzy, srpen 1998, Washington, D.C.

O'Hair, Dan. „Obchodní komunikace: rámec pro úspěch.“ James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1. vydání, Cengage Learning, 7. dubna 2000.

Sharma. "Obchodní korespondence a psaní zpráv." 5. vydání, Mc Graw Hill Indie, 1. července 2017.