V komunikační proces„příjemcem“ je posluchač, čtenář nebo pozorovatel - tj. jednotlivec (nebo skupina jednotlivců), kterému je zpráva směrována. Přijímač se také nazývá „publikum"nebo dekodér.
Osoba, která iniciuje zprávu v komunikačním procesu, se nazývá „odesílatel"Jednoduše řečeno," efektivní "zpráva je ta, která byla přijata způsobem, který odesílatel zamýšlel. Problémy mohou nastat na obou koncích, které brání tomu, aby se zamýšlená zpráva dostala do přijímače.
Zpráva a potenciální problémy
Například Paige položí Billovi otázku ústně. Zpráva putuje vzduchem, „kanálem“, k Billovým uším. Odpovídá. Paige je odesílatel, otázkou je zpráva a Bill je příjemce a dává Paige zpětnou vazbu odpovědí na otázku.
Existuje celá řada oblastí a způsobů, kde by problémy mohly nastat i při této krátké výměně. Pokud Paige zašeptá, Bill to možná neslyší. Možná slyší jen část a odpovídá na otázku, která ve skutečnosti nebyla položena, a tak je Paige zmatená. Možná je na pozadí šum nebo otázka není jasná. Pokud je Bill něčím rozptýlen a nevěnuje pozornost, může mu některá slova a slova chybět odpovězte nevhodně - nebo by mohl tuto otázku úplně vynechat, takže výměna musí začít znovu. Pokud se nedívá na Paige, když se ptá na otázku, bude mu chybět jakýkoli řeč těla, která by poskytla podtext otázky.
Pokud Paige pošle Billa e-mail nebo textovou zprávu, mohou nastat problémy, protože Bill nemá k interpretaci Paigeho řeč těla ani hlasový tón, což by mohlo do zprávy přidat informace. Automatické opravy mohly do textu vložit chyby nebo chybějící otazník může způsobit, že se otázka bude jevit jako prohlášení.
To vše brání účinné komunikaci. Stupeň účinnosti je určen tím, jak velká část zprávy je přijímačem chápána.
Dekódování zprávy
V knize „Obchodní komunikace“ autoři Carol M. Lehman a Debbie D. DuFrene to uspořádal takto:
„Úkolem příjemce je interpretovat zprávu odesílatele, slovní i neverbální, s co nejmenším zkreslením. Proces interpretace zprávy je známý jako dekódování. Protože slova a neverbální signály mají různé významy pro různé lidi, v tomto bodě komunikačního procesu se může objevit nespočet problémů:
„Odesílatel nedostatečně zakóduje původní zprávu slovy, která se nenacházejí ve slovníku příjemce; nejednoznačné, nespecifické myšlenky; nebo neverbální signály, které rozptylují přijímače nebo jsou v rozporu s verbální zprávou.
- Příjemce je zastrašován pozicí nebo autoritou odesílatele, což má za následek napětí, které brání účinné koncentraci na zprávu a nevyžádání potřebného objasnění.
- Příjemce předpovídá téma jako příliš nudné nebo obtížně srozumitelné a nesnaží se pochopit zprávu.
- Přijímač je ohleduplný a nepřijímá nové a odlišné myšlenky.
"S nekonečným počtem poruch v každé fázi komunikačního procesu je skutečně zázrak, že účinná komunikace vůbec nastane."
Dekódování zprávy může ovlivnit i prostředí nebo emoční stav příjemce, například rozptýlení v místnost, nepohodlí na straně příjemce nebo stres nebo úzkost, které umožňují příjemci vložit podtext, který odesílatel ne zamýšlet. Znalost sociálních nebo kulturních kontextů může příjemci bránit v tom, aby vyzvedl narážky nebo adekvátní odpověď. Vztahové kontexty mohou také vybarvit zprávu, protože zprávy od blízkých přátel by mohly být přijímány odlišně než zprávy od vedoucího práce.
Důležitost zpětné vazby
Pokud odesílateli není jasné, že došlo k porozumění ze strany přijímače, komunikace pokračuje, například, prostřednictvím následných opatření otázky od jedné ze stran, další diskuse nebo od odesílatele s uvedením příkladů, přeformulováním informací nebo jinými způsoby vyjasnění pro získání odesílatel a přijímač na stejné tzv. „vlnové délce“. V prezentaci může odesílatel zobrazovat grafy nebo obrázky, aby publikum zvýraznil bod nebo čtenář.
Čím více podnětů a kanálů, které má přijímač a je otevřený pro příjem, je často lepší; Například může být snadné nesprávně vykládat tón nebo podtext v e-mailu nebo textové zprávě, i když je stejný zpráva by zřetelně prošla, pokud příjemce uslyší hlas osoby nebo s nimi mluví tváří v tvář tvář.
V knize „Plánování, implementace a hodnocení programů cílené komunikace“ autoři Gary W. Selnow a William D. Crano poznamenává, že řeč těla a tón nejsou jen komunikací na straně odesílatele: „Zpětná vazba v interpersonálním nastavení poskytuje běžný účet příjemce zprávy. Zřejmé narážky jako přímé otázky ukazují, jak dobře přijímač zpracovává informace. Jemné ukazatele však mohou také poskytovat informace. Například zívání příjemce, ticho, když se očekávají připomínky, nebo projevy nudy naznačují, že mohou být v provozu selektivní expoziční brány. ““
Přijímač může také mít tón a podtext v odezvě odeslané odesílateli, jako je reakce se sarkasmem nebo hněvem, které může chybět, pokud je zpětná vazba pouze textová, ale pravděpodobně by neměla chybět, pokud se strany mohou navzájem vidět nebo slyšet, nebo oba.