Správný formální dopis od úvodu k závěru

Formální anglická písmena jsou rychle nahrazovány e-mailem. Formální strukturu dopisů, kterou se naučíte, však stále můžete použít na firemní e-maily a další formální e-maily. Postupujte podle těchto tipů ke struktuře a napište efektivní formální obchodní dopisy a e-maily.

První odstavec: První odstavec formální písmena by měl zahrnovat úvod k účelu dopisu. Je běžné nejprve někomu poděkovat nebo se představit.

Vážený pane Andersi,

Děkuji, že jste si udělali čas na setkání se mnou minulý týden. Chtěl bych sledovat náš rozhovor a mít pro vás několik otázek.

Body Body: Druhý a následující odstavce by měly poskytovat hlavní informace o dopisu a stavět na hlavním účelu v EU úvodní první odstavec.

Náš projekt postupuje podle plánu. Chtěli bychom vytvořit výcvikový program pro zaměstnance v nových lokalitách. Za tímto účelem jsme se rozhodli pronajmout prostor v místním obchodním výstavním centru. Naši odborníci budou školeni nový personál po dobu tří dnů. Tímto způsobem budeme schopni uspokojit poptávku již od prvního dne.

Závěrečný odstavec: Závěrečný odstavec by měl stručně shrnout záměr formálního dopisu a skončit určitou výzvou k akci.

Děkuji za zvážení mých návrhů. Těším se na příležitost k dalšímu projednání této záležitosti.

Otevřeno výrazem formální adresy, například:

Vážený pane, paní (paní, slečno) - pokud znáte jméno osoby, které píšete. Použití Vážený pane / paní pokud neznáte jméno osoby, které píšete, nebo Komu to může zajímat

Vždy používejte slečna pro ženy, pokud nejste výslovně požádáni o použití paní nebo Slečna, minout.

Nejprve uveďte důvod pro psaní. Pokud s někým začínáte korespondenci o něčem nebo o informace, začněte tím, že uvedete důvod pro psaní:

• Píšu, abych vás informoval o ...
• Píšu, abych se zeptal / a ...
• Píšu se zeptat na informace pro malé podniky.
• Píšu vám, abych vás informoval, že jsme dosud neobdrželi platbu za ...

Často jsou psány formální dopisy k vyjádření poděkování. To platí zejména při psaní v reakci na dotaz nějakého druhu nebo při psaní vyjádřit uznání za pracovní pohovor, referenci nebo jinou odbornou pomoc, kterou máte přijato.

Zde jsou některé užitečné fráze vděčnosti:

• Děkujeme za váš dopis (datum) s dotazem na ...
• Rádi bychom vám poděkovali za váš dopis (datum) s žádostí o / požadující informace o ...
• V reakci na váš dopis ze dne (datum) bychom vám rádi poděkovali za váš zájem o ...

Příklady:

• Chtěl bych vám poděkovat za váš dopis z 22. ledna, ve kterém požadujete informace o naší nové řadě sekaček na trávu.
• V reakci na váš dopis z 23. října 1997 bychom vám rádi poděkovali za váš zájem o naši novou řadu produktů.

Při žádosti o pomoc použijte následující věty:

• Byl bych vděčný, kdybyste mohli + sloveso
• Vadilo by vám + sloveso + ing
• Bylo by příliš mnoho na to požádat ...

Příklady:

• Byl bych vděčný, kdybyste mi mohl poslat brožuru.
• Vadilo by vám telefonovat mi příští týden?
• Bylo by příliš mnoho žádat, aby byla naše platba odložena o dva týdny?

Následující fráze se používají k poskytnutí pomoci:

• Rád bych + sloveso
• Byli bychom rádi + sloveso

Příklady:

• Rád zodpovím všechny vaše dotazy.
• Rádi vám pomůžeme najít nové místo.

V některých formálních dopisech budete muset uvést dokumenty nebo jiné informace. Následující věty upozorňují na všechny přiložené dokumenty, které jste mohli zahrnout.

• Přiložený prosím najděte + podstatné jméno
• V příloze najdete... + podstatné jméno
• Přiložíme... + podstatné jméno

Příklady:

• V příloze naleznete kopii naší brožury.
• Přiložte prosím kopii naší brožury.
• Přiložíme brožuru.

Poznámka: Pokud píšete formální e-mail, použijte fázi: Přiložený naleznete / Přiložený najdete.

Vždy dokončte formální dopis s nějakou výzvou k akci nebo odkazem na budoucí výsledek, který si přejete. Některé z možností zahrnují:

Doporučení na budoucí setkání:

• Těším se na setkání / setkání
• Těším se na setkání s tebou příští týden.

Nabídka další pomoci

• Pokud máte dotazy týkající se této záležitosti, neváhejte mě kontaktovat.
• Pokud potřebujete další pomoc, kontaktujte mě.

Podepište dopis jednou z následujících vět:

• S pozdravem,
• S úctou,

Méně formální

• Všechno nejlepší.
• S pozdravem.

Nezapomeňte podepsat dopis ručně a poté zadané jméno.

Formální písmena psaná v blokovém formátu umístí vše na levou stranu stránky. Umístěte svou adresu nebo firemní adresu do horní části dopisu vlevo (nebo použijte svou společnost hlavičkový papír) následovaná adresou osoby a / nebo společnosti, do které píšete, všechny umístěné na levé straně strana. Stiskněte klávesu několikrát a použijte datum.

Formální dopisy psané ve standardním formátu umístěte svou adresu nebo adresu vaší společnosti na začátek dopisu vpravo. Na levou stranu stránky vložte adresu osoby nebo společnosti, kterou píšete. Umístěte datum na pravou stranu stránky v souladu s vaší adresou.