Memorandum, běžněji známé jako poznámka, je krátká zpráva nebo záznam používaný pro interní sdělení v podnikání. Jakmile byla primární forma interní písemné komunikace, memoranda se od jejího zavedení snížila e-mailem a jiné formy elektronických zpráv; Avšak schopnost psát jasné poznámky vám určitě může dobře posloužit při psaní interních e-mailů, protože často slouží stejnému účelu.
Účel poznámek
Poznámky lze použít k rychlé komunikaci s širokým publikem něco krátkého, ale důležitého, jako je procedurální změny, zvýšení cen, dodatky k politikám, harmonogramy schůzek, upomínky pro týmy nebo shrnutí smluvních podmínek pro příklad.
Psaní efektivních poznámek
Komunikační strategie Barbara Diggs-Brown říká, že efektivní poznámka je „krátká, stručný, vysoce organizovaný a nikdy pozdě. Měl by předvídat a odpovídat na všechny otázky, které může mít čtenář. Nikdy neposkytuje zbytečné nebo matoucí informace. “
Být jasný, být soustředěný, být krátký, ale úplný. Vezměte profesionální tón a napište, jako by ho svět mohl přečíst - to znamená, že neobsahují žádné informace to je příliš citlivé na to, aby to viděli všichni, zejména v tomto věku kopírování a vkládání nebo „klikněte a vpřed."
Formát
Začněte se základy: komu článek je adresováno, datum a řádek předmětu. Spusťte tělo poznámky s jasným účelem, uveďte, co potřebujete, aby čtenáři věděli, a uzavřete s tím, co potřebujete, aby čtenáři udělali, pokud je to nutné. Nezapomeňte, že zaměstnanci mohou po přijetí oznámení pouze zkrátit, proto použijte krátké odstavce, podkapitoly a kde je to možné, použijte seznamy. Jedná se o „vstupní body“ pro oko, aby se čtenář mohl snadno vrátit zpět k části poznámky, kterou potřebuje.
Nezapomeňte zkorigovat. Čtení nahlas vám pomůže najít vynechaná slova, opakování a nepříjemné věty.
Ukázka poznámky o změně plánu tisku
Zde je ukázka interní poznámky fiktivní nakladatelství informující zaměstnance o nadcházejících změnách harmonogramu kvůli svátku díkůvzdání. Produkce mohla také posílat oddělené poznámky také do samostatných oddělení, zejména pokud by bylo více podrobností, které každá oddělení potřebovala a které by se netýkaly ostatních oddělení.
Komu: Všichni zaměstnanci
Od: E.J. Smith, vedoucí výroby
Datum: 1. listopadu 2018
Předmět: Změna plánu tisku díkůvzdání
Produkce by ráda všem připomněla, že svátek díkůvzdání ovlivní naše tiskové termíny tento měsíc. Všechny stránky v tištěné podobě, které by za normálních okolností vyšly do tiskárny přes UPS ve čtvrtek nebo v pátek během týdne, budou muset jít ven 3 hodiny odpoledne. ve středu 21. listopadu.
Oddělení prodeje a redakce reklam
- Ujistěte se, že kdokoli, kdo vám pošle text nebo obrázky k publikaci, nebude v týdnu 19. na dovolené. Stanovte lhůty dříve pro vše, co přichází zvnějšku.
- Vezměte prosím na vědomí, že interní fotografové a grafici budou mít na práci více práce a méně času, proto prosím nasměrujte svou práci na příslušné oddělení dříve, než je obvyklé.
- Nezasílejte prosím „spěch“ po 16. listopadu. Potřebné položky s krátkým obratem Nelze zaručit, že týden díkůvzdání bude dokončen v dřívějších termínech a před přiřazením musí projít plánovacím pracovníkem ke schválení. Místo toho buďte brzy.
Oddělení fotografie a grafiky
- Všichni členové umělecké oddělení v listopadu bude moci podle potřeby řešit přesčasy začátku sezóny svátků a dřívějších termínů.
Všem předem děkuji za pomoc při získávání materiálů v co nejkratší době a za vaši pozornost vůči zaměstnancům výrobního oddělení.
Ukázka poznámky o schůzce
Následuje fiktivní poznámka k založení schůzky s členy týmu, kteří se vracejí z veletrhu.
Komu: Obchodní výstavní tým
Od: C.C. Jones, vedoucí marketingu
Datum: 10. července 2018
Předmět: Obchodní setkání pro návrat
Po návratu do práce v pátek 20. července z veletrhu si naplánujte polední obědové setkání ve zasedací místnosti východního křídla a projděte, jak šla show. Pojďme diskutovat o tom, co fungovalo dobře a co ne, jako například:
- Počet dní účasti
- Množství a druhy poskytovaných marketingových materiálů
- Zobrazí se stánek
- Jak byly rozdány dárky
- Umístění stánku a provoz v různých denních dobách
- Co vyvolalo zájem o kolemjdoucí
- Personální úrovně stánku
Vím, že až se vrátíte z veletrhu, máte milion věcí, které byste měli sledovat, takže schůzku udržíme na 90 minut nebo méně. Přijďte prosím připraveni se zpětnou vazbou a konstruktivní kritikou ohledně marketingových aspektů pořadu. Zpětná vazba stávajících zákazníků a nové zákaznické potenciály budou pokryty na samostatném setkání s produktovými a prodejními týmy. Děkuji za vaši práci na výstavě.
Zdroj
Diggs-Brown, Barbara. PR Styleguide. 3. vydání, Cengage Learning, 2012.