Uspořádejte své digitální genealogické fotografie a soubory

Pokud ve svém genealogickém výzkumu používáte počítač - a kdo ne! - pravděpodobně máte velkou sbírku souborů digitálního výzkumu. Digitální fotografie, stažené záznamy ze sčítání lidu nebo závěti, naskenované dokumenty, e-maily... Pokud jste však jako já, nakonec i přes vaše nejlepší úsilí jsou rozptýleny v různých složkách v počítači. To může opravdu komplikovat záležitosti, když potřebujete najít konkrétní fotografii nebo vyhledat e-mail.

Stejně jako u jiných projektů organizace existuje několik různých způsobů, jak uspořádat soubory digitální genealogie. Začněte tím, že přemýšlíte o tom, jak pracujete a o typech souborů, které shromažďujete v průběhu vašeho genealogického výzkumu.

Uspořádání digitálních genealogických souborů je snazší, pokud je nejprve rozdělíte podle typu. Trávit nějaký čas hledáním v počítačových souborech pro něco příbuzného genealogie.

• Vyhledejte ve složce Moje dokumenty (nebo Dokumenty) a podsložky textové soubory, fotografie, stažené soubory a další genealogické dokumenty. Pomocí průzkumníka souborů (např. Průzkumník Windows, Finder) vyhledejte dokumenty pomocí klíčových slov, jako jsou příjmení, typy záznamů atd. K dispozici je také řada bezplatných nástrojů pro vyhledávání souborů, které nabízejí další funkce vyhledávání.
  instagram viewer
• Podívejte se na Moje obrázky nebo do jiné složky, kam ukládáte své fotografie, zda neobsahují digitální nebo skenované fotografie nebo dokumenty. Můžete také hledat pomocí běžných přípon obrazových souborů, například .jpg, .png nebo .tiff.
• Otevřete svůj genealogický softwarový program a zjistěte, kde ukládá související soubory. Mohou být ve stejné složce jako váš genealogický softwarový program (často pod Program Files). To může zahrnovat váš genealogický softwarový soubor, jakož i všechny vytvořené zprávy nebo fotografie nebo dokumenty, které jste importovali do svého softwarového programu.
• Pokud jste si stáhli nějaké soubory, mohou být ve složce Stažené soubory nebo podobně pojmenované složce.
• Otevřete svůj e-mailový program a proveďte vyhledávání e-mailů souvisejících s genealogií. Často se snáze organizují, pokud je zkopírujete a vložíte do dokumentu pro zpracování textu nebo do genealogického softwaru.

Jakmile lokalizujete své digitální genealogické soubory, máte řadu možností. Můžete se rozhodnout je nechat na svém původním místě a vytvořit organizační protokol pro sledování souborů, nebo je můžete zkopírovat nebo přesunout do centrálnějšího umístění.

Pokud dáváte přednost tomu, aby vaše soubory zůstaly na svém původním místě ve vašem počítači, nebo pokud jste jen superorganizovaný typ, může jít o protokol. Toto je snadná metoda, protože se nemusíte starat o to, kde ve vašem počítači skončí - stačí si to poznamenat. Protokol digitálních souborů pomáhá zjednodušit proces vyhledávání konkrétní fotografie, digitalizovaného dokumentu nebo jiného souboru genealogie.

K vytvoření protokolu pro soubory genealogie použijte funkci tabulky v textovém editoru nebo tabulkovém procesoru, jako je Microsoft Excel. Zahrňte sloupce pro následující položky:

• název souboru (včetně jeho přípony) a datum
• umístění v počítači
• stručný popis souboru
• jména primárních jednotlivců nebo zeměpisných oblastí v souboru
• fyzické umístění původního dokumentu nebo fotografie (je-li použitelné).

Pokud zálohujete vaše digitální soubory na DVD, jednotku USB nebo jiná digitální média, pak do sloupce umístění souboru uveďte název / číslo a fyzické umístění tohoto média.

Pokud je záznam souborů příliš těžký na to, abyste je udrželi, nebo nesplňuje všechny vaše potřeby, pak je další metodou sledování vašich souborů digitálních genealogií jejich fyzická reorganizace v počítači. Pokud ještě žádný nemáte, vytvořte složku s názvem Genealogie nebo Family Research, která obsahuje všechny vaše genealogické soubory. Mám svůj podadresář ve složce Dokumenty (také zálohovaný na můj účet Dropbox). Ve složce Genealogie můžete vytvořit podsložky pro místa a příjmení, která zkoumáte. Pokud používáte konkrétní fyzický souborový systém, možná budete chtít ve vašem počítači sledovat stejnou organizaci. Pokud máte v určité složce velké množství souborů, můžete se rozhodnout vytvořit další úroveň podsložek uspořádaných podle data nebo typu dokumentu. Například mám složku pro svůj výzkum OWENS. V této složce mám podsložku pro fotografie a podsložky pro každý kraj, ve kterém zkoumám tuto rodinu. Ve složkách okresů mám podsložky pro typy záznamů a také hlavní složku „Výzkum“, kde si uchovávám své výzkumné poznámky. Složka Genealogie v počítači je také dobrým místem pro uložení záložní kopie vašeho genealogického softwaru, i když byste měli také ponechat další záložní kopii offline.

Uchováváte-li své genealogické soubory na jednom centrálním místě v počítači, usnadníte si rychlé vyhledání důležitého výzkumu. Zjednodušuje také zálohování vašich genealogických souborů.

Alternativou metody do-it-yourself je použití programu určeného pro organizování počítačových souborů.

Clooz
Organizační program určený speciálně pro genealogy, Clooz je účtována jako „elektronická kartotéka“. Software obsahuje šablony pro zadávání informací z různých standardní genealogické dokumenty, jako jsou záznamy ze sčítání lidu, stejně jako fotografie, korespondence a další genealogické dokumenty evidence. V případě potřeby můžete ke každé šabloně importovat a připojit digitální kopii původní fotografie nebo dokumentu. Sestavy lze generovat tak, aby zobrazovaly všechny dokumenty obsažené v Cloozu pro konkrétní osobu nebo typ záznamu.

Fotoalbum Software
Pokud jsou vaše digitální fotografie rozptýleny po celém počítači a na kolekcích disků DVD nebo externích disky, organizátor digitálních fotografií, jako je Adobe Photoshop Elements nebo Google Photos, mohou přijít na zachránit. Tyto programy prohledávají váš pevný disk a katalogy všech nalezených fotografií. Některé mají také možnost katalogizovat fotografie nalezené na jiných počítačích v síti nebo na externích jednotkách. Organizace těchto obrázků se liší od programu k programu, ale většina z nich uspořádá fotografie podle data. Funkce „klíčové slovo“ vám umožňuje přidat ke svým fotografiím „značky“ - například konkrétní příjmení, místo nebo klíčové slovo - abyste je kdykoli snadno našli. Například moje náhrobní fotografie jsou označeny slovem „hřbitov“ plus název konkrétního hřbitova, umístění hřbitova a příjmení jednotlivce. To mi dává čtyři různé způsoby, jak snadno najít stejný obrázek.

Jednou z posledních metod organizace digitálních souborů je importovat je všechny do vašeho genealogického softwarového programu. Fotografie a digitalizované dokumenty lze přidat do mnoha programů rodokmenu pomocí funkce zápisníku. Některé lze dokonce připojit jako zdroje. E-maily a textové soubory lze zkopírovat a vložit do pole poznámek pro jednotlivce, kterých se týkají. Tento systém je pěkný, pokud máte malý rodokmen, ale pokud máte velké množství dokumentů a fotografií, které se týkají více než jedné osoby, může být trochu těžkopádné.

Bez ohledu na to, jaký organizační systém si vyberete pro své genealogické soubory počítače, je trik spočívat v tom, že je budete používat důsledně. Vyberte systém a držte se ho a už nikdy nebudete mít problém najít dokument. Poslední výhoda pro digitální genealogii - pomáhá eliminovat některé nepořádky v papíru!