Doručování webů a projektových souborů zákazníkům

Budova a webová stránka pro klienta je vzrušující, zvláště když se projekt chýlí ke konci a jste připraveni předat soubory projektu vašemu klientovi. V tomto kritickém okamžiku v projektu existuje mnoho způsobů, jak můžete doručit konečné místo. Můžete také udělat několik chybných kroků, které by z jinak dobrého projektu proměnily neúspěšné zapojení.

Odeslat soubory e-mailem

E-mail je nejjednodušší způsob, jak dostat soubory z pevného disku k zákazníkovi. Vyžaduje pouze to, abyste měli e-mailového klienta a platnou e-mailovou adresu. U většiny webů s různými stránkami i externími soubory, jako jsou obrázky, Šablony stylů CSSa soubory Javascript, budete potřebovat program, který tyto soubory zazipuje do komprimované složky, kterou pak můžete poslat e-mailem klientovi.

Pokud web není masivní s nesčetnými obrázky nebo video soubory, měl by vám tento proces přinést malý finální soubor dost na bezpečné odeslání e-mailem (tj. ten, který nebude tak velký, aby byl označen a blokován spamovými filtry).

Existuje několik možných problémů s odesíláním webových stránek e-mailem:

• Klienti to možná nevědí jak nahrát soubory na jejich webový server, jak odpojit soubory od e-mailu nebo kam je umístit, když to udělají.
• Některé e-mailové servery zvažují HTML soubory (a někdy i soubory ZIP) jako potenciálně škodlivé a mohou ze zprávy odstranit přílohy. To platí zejména při připojování souborů JavaScriptu.
• E-mail je nejistý. Pokud HTML obsahuje citlivá data, mohli by jej hackeři při odesílání vidět.
• Dynamické stránky jako PHP nebo skripty jako CGI může vyžadovat provedení změn na živém serveru, aby správně fungovaly, a vaši klienti možná neví, jak to udělat.

E-mail používejte pouze k doručování webů, když víte, že klient rozumí tomu, co má dělat se zasílanými soubory. Například když pracujete jako subdodavatel týmu webového designu, můžete soubory poslat e-mailem společnosti, která přijal vás, protože víte, že soubory budou přijímány lidmi, kteří mají dobré znalosti a rozumějí tomu, jak zacházet s soubory. Jinak při jednání s non-webovými profesionály zvažte jednu z níže uvedených metod.

Přejděte na živý web

Poskytování živého webu je často nejúčinnějším způsobem, jak doručit soubory vašim klientům - tím, že soubory vůbec nedoručíte. Místo toho vložte finalizované stránky přímo na jejich aktivní web pomocí FTP. Jakmile je web dokončen a schválen klientem na jiném místě (například ve skrytém adresáři na webu nebo na jiném webu), přesuňte jej živě.

Dalším způsobem, jak to udělat, je vytvořit web na jednom místě (pravděpodobně na serveru Beta, který používáte pro vývoj) a poté, když je aktivní, změňte položku DNS domény tak, aby odkazovala na nový web.

Tato metoda je užitečná, když klienti nemají mnoho znalostí o tom, jak vytvářet webové stránky nebo při vytváření dynamického webu aplikace s PHP nebo CGI a musíte se ujistit, že skripty stránek fungují v reálném čase správně životní prostředí.

Pokud musíte přesouvat soubory z jednoho místa do druhého, je dobré soubory zazipovat stejně, jako byste je odeslali e-mailem. Také může dojít k urychlení FTP ze serveru na server (spíše než na pevný disk a poté zpět na živý server).

Problémy s touto metodou zahrnují:

• Klienti ne vždy chtějí poskytnout přístup na svůj web nezávislým pracovníkům, takže při žádosti o přístup na web můžete narazit na určité váhání.
• Některé weby jsou postaveny za bránou firewall a pracovníci na volné noze k nim nemusí mít přístup.
• Klienti se mohou cítit, že byste měli být k dispozici pro další podporu a údržbu nad rámec toho, co je ve vaší smlouvě, protože nyní máte přístup k jejich stránkám.
• Při vytváření nebo změně pouze části webu může jakákoli chyba způsobit problémy zbytku webu a to se může rychle stát vaším problémem, ať už jste problém způsobili vy nebo ne.

Toto je upřednostňovaná metoda doručování souborů při jednání s klienty, kteří neznají HTML nebo webový design. Nabídka vyhledání hostingu pro klienta jako součást smlouvy umožňuje přístup na web, zatímco ho vyvíjíte. Až bude web kompletní, dejte jim informace o účtu. Vždy však nechte klienty zpracovat fakturační konec hostování, opět jako součást smlouvy, abyste po dokončení návrhu nezůstali zaseknutí platbou za hostování.

Online úložné nástroje

Existuje spousta online úložných nástrojů, které mohou ukládat vaše data nebo zálohovat váš pevný disk. Mnoho z těchto nástrojů můžete také použít pro is is a file delivery system. Nástroje jako Dropbox usnadňují umisťování souborů na web a poté poskytují vašim klientům URL ke stažení souborů.

Dropbox také umožňuje používat službu jako formu webhostingu tím, že ukazuje na soubory HTML ve veřejné složce, takže ji můžete použít jako testovací místo pro jednoduché dokumenty HTML. Tato metoda je vhodná pro klienty, kteří chápou, jak přesunout hotové soubory na jejich aktivní server. U klientů, kteří nevědí, jak udělat webdesign nebo HTML, to však nebude fungovat tak dobře.

Problémy s touto metodou jsou podobné problémům s odesíláním přílohy e-mailu:

• Klienti možná nebudou vědět, jak službu používat.
• Klienti možná neví, jak dostat soubory z Dropboxu na své webové stránky.

Tato metoda je bezpečnější než odesílání příloh prostřednictvím e-mailu. Mnoho nástrojů pro ukládání obsahuje ochranu heslem nebo skrývá adresy URL, takže je méně pravděpodobné, že soubory najde někdo, kdo to nezná.

Tyto nástroje použijte, pokud by byla příloha příliš velká na to, abyste ji mohli efektivně odeslat e-mailem. Stejně jako u e-mailu jej používejte pouze s webovými týmy, které vědí, co dělat se souborem ZIP, jakmile ho obdrží.

Software pro online správu projektů

Existuje několik nástrojů pro správu projektů online, které můžete použít k doručování webových stránek klientům. Tyto nástroje nabízejí funkce kromě ukládání souborů, jako jsou seznamy úkolů, kalendáře, zasílání zpráv atd. Jeden oblíbený nástroj je Základní tábor.

Online nástroje pro správu projektů jsou užitečné při práci s větším týmem na webovém projektu. Můžete jej použít k doručování finálních webů a ke spolupráci při jeho vytváření. Můžete také sledovat výsledky a dělat si poznámky o tom, co se děje v celém projektu.

Existují některé nevýhody:

• Většina online nástrojů pro správu projektů není zdarma a bezplatné verze jsou omezené. Pokud se rozhodnete použít jeden, zohledněte náklady podle toho, kolik budete účtovat, a nechte si to poznamenat ve smlouvě.
• Je to další web, který musíte zkontrolovat, a další software, který se musíte vy a vaši klienti naučit.
• Tyto nástroje jsou stejně užitečné jako informace, které do nich vložíte. Pokud například vynecháte termín, program vás nemůže varovat, že je téměř tady.
• Některým společnostem se z bezpečnostních důvodů nelíbí jejich firemní informace (včetně webových stránek) uložené na webu třetí strany. Nezapomeňte o tom s klientem diskutovat, než zaplatíte za účet.

Basecamp je užitečný pro doručování souborů klientům, následnou aktualizaci těchto souborů a prohlížení vložených poznámek. Je to skvělý způsob, jak sledovat velký projekt.

Zdokumentujte, jaký způsob doručení použijete

Jedinou další věcí, kterou byste měli udělat při rozhodování o tom, jak doručovat konečné dokumenty klientům, je zdokumentovat toto rozhodnutí a souhlasit s ním ve smlouvě. Tímto způsobem nenarazíte na nedorozumění, když jste plánovali odeslat soubor do Dropboxu, a váš klient chce, abyste pro ně nahráli celý web na jejich server.