Reklamační dopis je přesvědčivýdopis Zákazník je odeslán do firmy nebo agentury za účelem identifikace problému s produktem nebo službou a lze jej také označit jako stížnost.
Dopis s nárokem se obvykle otevírá (a někdy uzavírá) se žádostí o úpravy, jako je vrácení peněz, výměna nebo platba za náhradu škody, i když může být o srdečním odstavci o transakci nebo produktu upřednostňován.
Jako metoda obchodní psaní, zasílající dopisy se zasílají jako právně závazná forma komunikace, která může sloužit jako důkaz, je-li žaloba předložena soudu. Ve většině případů se soudní vystoupení nevyžaduje, protože příjemce podnikání obvykle navrhne odpověď ve formě dopis přizpůsobení, který vyřizuje nárok.
Hlavní prvky reklamačního dopisu
Většina profesionálů a učenců v oblasti obchodu souhlasí s tím, že základní dopis s tvrzením by měl obsahovat čtyři základní prvky: jasné vysvětlení stížnosti, vysvětlení jaké svár to způsobilo nebo utrpěné ztráty kvůli tomu, žádost o poctivost a poctivost a prohlášení o tom, co byste považovali za spravedlivé přizpůsobení vrátit se.
Přesnost ve vysvětlení je klíčová pro to, aby se pohledávka vyrovnala rychle a efektivně, takže spisovatel reklam by měl poskytnout tolik podrobností o vadnosti produkt nebo porucha v doručené službě, včetně data a času, částka je cena a příjem nebo číslo objednávky a jakékoli další podrobnosti, které pomáhají přesně definovat, co se stalo špatně.
Obtěžování, které tato chyba způsobila, a apel na čtenářovu lidskost a soucit jsou stejně důležité pro získání toho, co spisovatel chce z nároku. Toto poskytuje čtenáři motivaci jednat rychle na žádost spisovatele za účelem nápravy situace a udržení zákazníka jako klienta.
Jako R.C. Krishna Mohan píše v „Business Correspondence and Report Writing“, aby „zajistil rychlé a v případě uspokojivé odpovědi se obvykle dopis vedoucímu oddělení nebo útvaru odpovědnému za chyba."
Tipy pro efektivní dopis
Tón dopisu by měl být udržován alespoň na úrovni neformální obchodní, ne-li obchodní formální, aby byla zachována profesionalita žádosti. Spisovatel by dále měl stížnost penalizovat s předpokladem, že žádost bude přijata po přijetí.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar a David A. Thomas napsal "Jak psát prvotřídní obchodní korespondenci", že byste měli "učinit svůj nárok přesně a taktně," a že je nejlepší „vyhnout se hrozbám, obviněním nebo zahaleným radám o tom, co budete dělat, pokud se záležitost nevyřeší okamžitě. “
Laskavost prochází ve světě zákaznických služeb dlouhou cestou, takže je lepší oslovit lidstvo příjemce s uvedením toho, jak vás problém ovlivnil osobně, než aby hrozil bojkotováním společnosti nebo pomluvou její společnosti název. K nehodám dochází a dochází k chybám - není důvod být necivilní.