Definice a příklady chybných zpráv

v obchodní psaní, a špatná zpráva je dopis, poznámka nebo e-mail, který přináší negativní nebo nepříjemné informace - informace, které pravděpodobně čtenáře zklamají, rozruší nebo dokonce rozzuří. To je také nazývánonepřímá zpráva nebo a negativní zpráva.

Mezi špatné zprávy patří odmítnutí (v reakci na žádosti o zaměstnání, žádosti o povýšení apod.), Negativní hodnocení a oznámení o změnách zásad, které nejsou pro čtenáře přínosem.

Špatná zpráva obvykle začíná neutrální nebo pozitivní zprávou pufr prohlášení před zavedením negativních nebo nepříjemných informací. Tento přístup se nazývá nepřímý plán.

• "Je mnohem, mnohem horší dostávat špatné zprávy psaným slovem než někdo, kdo vám to prostě říká, a jsem si jist, že rozumíte proč." Když vám někdo jednoduše řekne špatné zprávy, uslyšíte to jednou a to je konec. Ale když se zapíší špatné zprávy, ať už v dopisu nebo novinách nebo na paži v plstěném hrotu pera, pokaždé, když si ji přečtete, máte pocit, jako by jste dostávali špatné zprávy znovu a znovu. “(Lemony Snicket,
  instagram viewer
  Křen: Hořké pravdy, kterým se nemůžete vyhnout. HarperCollins, 2007)

Jménem členů Výzkumného a stipendijního výboru děkujeme, že jste podali přihlášku na letošní soutěž grantů na výzkum a stipendia.

Je mi líto, že jsem oznámil, že váš návrh na udělení grantu patřil k těm, které nebyly schváleny k financování na jaře. Obávám se, že se snížením grantových prostředků způsobeným škrty v rozpočtu a rekordním počtem žádostí nelze podpořit mnoho užitečných návrhů.

Přestože jste letos neobdrželi grant, věřím, že budete i nadále využívat možnosti interního i externího financování.

• "Úvodní odstavec v špatná zpráva by měl dosáhnout následujících cílů: (1) poskytnout vyrovnávací paměť k tlumení špatných zpráv, které budou následovat, (2) informovat příjemce o čem je zpráva? aniž by to bylo zřejmé, a (3) slouží jako přechod do diskuse o důvodech, aniž by odhalil špatné zprávy nebo vedl příjemce k očekávání dobrého zprávy. Pokud lze těchto cílů dosáhnout jednou větou, může být tato věta prvním odstavcem. “(Carol M. Lehman a Debbie D Dufrene, Obchodní komunikace, 15. vydání. Thomson, 2008)

• "Doručte špatné zprávy do textu zprávy." Uveďte to jasně a stručně, a vysvětlete důvody stručně a nezaměstnaně. Vyvarujte se omluvy; oslabují vaše vysvětlení nebo pozici. Zkuste vložit špatné zprávy do podpůrné, nikoli aktuální věty odstavce. Dále zkuste vložit do podřízená doložka věty. Účelem není skrýt špatné zprávy, ale zmírnit její dopady. “(Stuart Carl Smith a Philip K. Piele, Vedení školy: Příručka excelence v učení studentů. Corwin Press, 2006)

• „Uzavření zprávy obsahující negativní zprávy by mělo být zdvořilé a užitečné. Účelem uzavření je udržet nebo znovu vytvořit goodwill... Uzávěr by měl mít upřímný tón. Vyhněte se nadměrně používaným uzávěrům, jako je Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte a zavolejte... Nabídněte přijímači další možnost... Představení další možnosti posune důraz z negativních zpráv na pozitivní řešení. “(Thomas L. Prostředek, Obchodní komunikace, 2. ed. Jihozápadní vzdělávání, 2009)