Organizace vašich genealogických souborů

Hromady kopií starých záznamů, výtisky z genealogické webya dopisy od kolegů z oboru genealogie sedí v hromadách na stole, v krabicích a dokonce i na podlaze. Některé jsou dokonce smíchány s účty a školní doklady vašich dětí. Vaše příspěvky nemusí být úplně zmatené - pokud budete požádáni o něco konkrétního, pravděpodobně to najdete, ale rozhodně to není archivační systém, který byste popsali jako efektivní.

Věřte tomu nebo ne, řešení je stejně jednoduché jako nalezení organizačního systému, který vyhovuje vašim potřebám a výzkumným zvyklostem, a poté ho zprovozní. Nemusí to být tak jednoduché, jak to zní, ale je to je proveditelné a v konečném důsledku vám pomohou zabránit ve spřádání kol a duplikování výzkumu.

Zeptejte se skupiny genealogistů, jak organizují své soubory, a pravděpodobně dostanete tolik různých odpovědí jako genealogové. Existuje celá řada populárních systémů genealogické organizace, včetně pojiv, notebooků, souborů atd., Ale ve skutečnosti neexistuje žádný individuální systém, který je „nejlepší“ nebo "opravit." Všichni myslíme a chováme se odlišně, takže v konečném důsledku nejdůležitějším hlediskem při nastavování vašeho registračního systému je, že musí odpovídat vašemu osobnímu styl. Nejlepší systém organizace je vždy ten, který budete používat.

Jak váš genealogický projekt postupuje, zjistíte, že pro každého jednotlivce, kterého zkoumáte, máte k dispozici řadu papírových dokumentů - záznamy o narození, sčítání lidu, novinové články, závěti, korespondence s kolegy, výtisky webových stránek atd. Trik je v tom, že vytvoříte registrační systém, který vám umožní snadno položit prsty na kterýkoli z těchto dokumentů kdykoli.

Mezi běžně používané genealogické archivační systémy patří:

• Podle příjmení: Všechny příspěvky k jednotlivým příjmením se ukládají společně.
• Podle páru nebo rodiny: Všechny dokumenty související s manželem, manželkou nebo rodinnou jednotkou se podávají společně.
• Podle rodiny: Všechny dokumenty související s konkrétní rodinou se ukládají společně. Mnoho genealogistů začíná tím, že začíná se čtyřmi takovými předky - jednou pro každého ze svých prarodičů.
• Podle události: Všechny dokumenty související s konkrétním typem události (tj. Narození, manželství, sčítání liduatd.) jsou uloženy společně.

Počínaje kterýmkoli ze čtyř výše uvedených systémů můžete své dokumenty dále uspořádat do následujících kategorií:

• Podle umístění: Příspěvky jsou nejprve seskupeny podle jednoho ze čtyř výše uvedených systémů genealogických archivů a poté dále rozděleny podle zemí, států, krajů nebo měst, aby odrážely migraci vašich předků. Pokud například zvolíte metodu příjmení, nejprve seskupíte všechny předky CRISP společně a pak dále rozdělují hromady na anglické CRISP, CRISP v Severní Karolíně a Tennessee Brambůrky.
• Podle typu záznamu: Články jsou nejprve seskupeny podle jednoho ze čtyř výše uvedených systémů genealogických archivů a poté dále členěny podle typu záznamu (tj. Rodné záznamy, sčítání lidu, závěti, atd.).

Prvním krokem ke spuštění organizačního systému je rozhodnout o základní fyzické formě vašeho podání (hromady se nepočítají!) - složky souborů, notebooky, pořadače nebo počítačové disky.

• Skříně kartotéky a složky souborů: Složky souborů, pravděpodobně nejoblíbenější organizační nástroj pro genealogy, jsou levné, velmi přenosné a snadno uchovávají papíry různých tvarů a velikostí. Když však dojde k pádu, mohou se složky se soubory stát docela nepořádkem - s papíry vyhodenými z pořádku a případně nesprávnými. Složky se soubory usnadňují nahlédnutí do dokumentů, ale musíte se snažit zajistit, aby byl papír umístěn tam, odkud přišel. Jakmile však vygenerujete spoustu papíru, systém složek souborů je nejflexibilnější a rozšiřitelný.
• Pojiva: Pokud jste někdo, kdo opravdu rád udržuje věci pohromadě na jednom místě, pak může být uspořádání vašich tištěných genealogických dat do pořadačů dobrou volbou. Tato metoda standardizuje vaše genealogické záznamy do papírového formátu v normální velikosti. Dokumenty, které si nepřejete děrovat se třemi otvory, lze přidat do polypropylenových rukávů. Pojiva jsou přenosná a nevyžadují kartotéku, pokud však provádíte mnoho genealogických výzkumů, můžete zjistit, že pojidla se sama o sobě příliš zdají těžkopádná.
• Počítačové disky, CD a DVD:Přepisování nebo skenování genealogických dokumentů do počítače může ušetřit dost místa a počítačové organizační systémy mohou výrazně urychlit zdlouhavé úkoly, jako je třídění a křížové odkazy. Kvalita CD-ROMů se také výrazně zlepšila, pravděpodobně trvající neurčitě za správných skladovacích podmínek. Budou mít vaši potomci od 100 nebo více let počítač, který je dokáže přečíst? Pokud se rozhodnete používat počítač jako primární organizační systém, zvažte také vytváření a uchovávání kopií nebo výtisků důležitých dokumentů.

Jakmile začnete organizovat genealogický nepořádek, pravděpodobně zjistíte, že kombinace metod ukládání funguje nejlépe. Někteří lidé například používají pořadače k ​​organizování „osvědčených“ složek rodiny a souborů pro různý výzkum neprokázaných spojení, průzkum sousedství nebo lokality a korespondenci. Je důležité mít na paměti, že organizace je a vždy bude nedokončenou prací.

Chcete-li nastavit a používat složky souborů k uspořádání vašich genealogických záznamů, budete potřebovat následující základní spotřební materiál:

1. Kartotéka nebo kartotéky s víky. Krabice musí být pevné, nejlépe plastové, s vodorovnými vnitřními hřebeny nebo drážkami pro závěsné pilníky velikosti písmen.
2. Barevné složky se závěsnými soubory velikosti písmen v modré, zelené, červené a žluté. Hledejte ty s velkými kartami. Zde můžete také ušetřit trochu peněz zakoupením standardních zelených závěsných složek souborů a pomocí barevných štítků pro barevné kódování.
3. Manilské složky. Ty by měly mít o něco menší záložky než složky zavěšených souborů a měly by mít zesílené vrchní části, které vydrží při intenzivním používání.
4. Pera. Chcete-li dosáhnout nejlepších výsledků, použijte pero s velmi jemným bodem, plstěnou špičkou a černý permanentní inkoust neobsahující kyseliny.
5. Zvýrazňovače. Nakupujte zvýrazňovače ve světle modré, světle zelené, žluté a růžové (nepoužívejte červené, protože je příliš tmavé). Barevné tužky také fungují.
6. Štítky pro složky souborů. Tyto štítky by měly mít modré, zelené, červené a žluté pruhy podél horní části a trvalé lepidlo na zadní straně.

Po sestavení spotřebního materiálu je čas začít se složkami souborů. Pro linie všech vašich čtyř prarodičů použijte různé barevné složky souborů - jinými slovy, všechny složky vytvořené pro předky jednoho prarodiče budou označeny stejnou barvou. Vybrané barvy záleží na vás, ale následující volby barev jsou nejběžnější:

• BLUE - předci vašeho otcovského dědečka (otce otce)
• ZELENÁ - předci vašeho otce babička (otcova matka)
• ČERVENÁ - předci vašeho mateřského dědečka (otce matky)
• ŽLUTÝ - předci vaší mateřské babičky (matčina matka)

Pomocí barev, jak je uvedeno výše, vytvořte samostatnou složku pro každé příjmení, psaním jmen na zavěšenou kartu souboru vložte černou permanentní značku (nebo tiskové přílohy na vaší tiskárně). Potom soubory zavěste v abecedním pořadí v krabičce na soubory nebo v kabinetu podle barvy (tj. Vložte blues abecedně do jedné skupiny, zelení do jiné skupiny atd.).

Pokud jste začínají rodokmenem, může to být vše, co musíte udělat. Pokud jste nashromáždili spoustu poznámek a fotokopií, nyní je čas na další členění. Zde je místo, kde si musíte vybrat, jak chcete své soubory uspořádat. Dva nejoblíbenější metody popsané na stránce 1 tohoto článku jsou:

1. podle Příjmení (další členění podle potřeby podle lokality a / nebo typu záznamu)
2. podle Pár nebo rodinná skupina

Základní pokyny pro ukládání jsou pro každého stejné, rozdíl je především v tom, jak jsou uspořádány. Pokud si nejste jisti, která metoda bude pro vás nejvhodnější, zkuste použít metodu příjmení pro jedno příjmení a metodu Family Group pro jednu nebo dvě rodiny. Podívejte se, která z nich vám nejlépe vyhovuje, nebo si vytvořte vlastní kombinaci těchto dvou.

Vytvořte list rodiny rodin pro každý manželský pár uvedený ve vašem rodokmenovém grafu. Poté nastavte složky manily pro každou z rodin umístěním barevného štítku na kartu složky souborů. Srovnejte barvu štítku s barvou příslušné řady rodin. Na každý štítek napište jména páru (pomocí jméno za svobodna pro manželku) a čísla z rodokmenu (většina rodokmenových grafů používá číslovací systém ahnentafel). Příklad: James OWENS a Mary CRISP, 4/5. Poté umístěte tyto manilské rodinné složky do zavěšených složek pro odpovídající příjmení a barvu, uspořádané v abecedním pořadí podle křestního jména manžela nebo v číselném pořadí podle čísel z rodokmenu zmapovat.

Před každou složku manily připojte záznam rodiny skupiny rodiny, který bude sloužit jako obsah. Pokud existovalo více než jedno manželství, vytvořte pro každou manželství samostatnou složku se záznamem rodinné skupiny. Každá složka rodiny by měla obsahovat všechny dokumenty a poznámky z doby manželského páru. Dokumenty, které se týkají událostí před jejich sňatkem, by měly být uloženy do složek jejich rodičů, jako jsou rodné listy a rodinné sčítání lidu.

Nejprve seřaďte soubory podle příjmení a poté vytvořte složky manila pro každý z typů záznamů, pro které máte papírování umístěním barevného štítku na záložku složky souborů, který odpovídá barvě štítku příjmení. Na každý štítek napište jméno příjmení následované typem záznamu. Příklad: CRISP: Sčítání lidu, CRISP: Pozemkové záznamy. Poté umístěte tyto složky manilských rodin do závěsných složek pro příslušné příjmení a barvu, seřazené podle abecedy podle typu záznamu.

Před každou složku manily vytvořte a připojte obsah, který indexuje obsah složky. Poté přidejte všechny dokumenty a poznámky, které odpovídají příjmení a typu záznamu.