v obchodní psaní, technické psaní, a další formy složení, instrukce jsou psané nebo mluvené pokyny pro provádění postupu nebo provádění úkolu. Nazývá se také poučné psaní.
Pokyny krok za krokem obvykle používají hledisko druhé osoby (vy, vaše, vaše). Pokyny jsou obvykle předávány v aktivní hlas a naléhavá nálada: Oslovte své publikum přímo.
Pokyny jsou často psány ve formě číslovaných seznam aby uživatelé mohli jasně rozpoznat posloupnost úkolů.
Účinné pokyny obvykle zahrnují vizuální prvky (jako jsou obrázky, schémata a vývojové diagramy), které ilustrují a objasňují text. Pokyny určené pro mezinárodní publikum se mohou spolehnout zcela na obrázcích a známé symboly. (Tyto se nazývají beze slovní pokyny.)
Pozorování a příklady
„Dobré pokyny jsou jednoznačné, srozumitelné, úplné, důsledné a efektivní.“ (John M. Penrose a kol., Obchodní komunikace pro manažery: pokročilý přístup, 5. ed. Thomson, 2004)
Lehčí strana pokynů: Příručka pro nedávno zemřelé
Juno: Dobře, studoval jste příručku?
Adam: Zkusili jsme to.
Juno: V kapitole mezilehlého rozhraní o pronásledování se říká vše. Vyjměte je. Je to tvůj dům. Strašidelné domy není snadné přijít.
Barbara: No, my to docela nechápeme.
Juno: Slyšel jsem. Okamžitě si odtrhněte tváře. Je zjevné, že není dobré sehnat si hlavu před lidmi, pokud vás nemohou vidět.
Adam: Měli bychom začít jednodušeji?
Juno: Začněte jednoduše, dělejte, co víte, používejte svůj talent, cvičte. Měl jsi tyto hodiny studovat od prvního dne. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin a Geena Davis Beetlejuice, 1988)
Základní vlastnosti
„Pokyny mají tendenci sledovat jednotný postupný postup, ať už popisujete, jak připravit kávu nebo jak sestavit motor automobilu. Zde jsou základní vlastnosti pokynů:
- Konkrétní a přesné titul
- Úvod s informacemi o pozadí
- Seznam požadovaných součástí, nástrojů a podmínek
- Postupně uspořádané kroky
- Grafika
- Bezpečná informace
- Závěr to signalizuje dokončení úkolu
Postupně uspořádané kroky jsou středobodem souboru pokynů a obvykle zabírají velkou část místa v dokumentu. “
(Richard Johnson-Sheehan, Technická komunikace dnes. Pearson, 2005)
Kontrolní seznam pro psaní pokynů
- Používejte krátké věty a krátké odstavce.
- Uspořádejte své body v logickém pořadí.
- Udělejte svá prohlášení charakteristický.
- Použijte naléhavá nálada.
- Na začátek dejte do každé věty nejdůležitější položku.
- V každé větě řekněte jednu věc.
- Vybírejte svá slova pečlivě, vyhýbejte se žargon a technické podmínky, pokud můžete.
- Dejte příklad nebo analogie, pokud si myslíte, že prohlášení může čtenáře zmást.
- Zkontrolujte, zda váš hotový koncept obsahuje logiku prezentace.
- Nezapomínejte na kroky ani neprovádějte zkratky.
(Převzato z Psaní s přesností autor: Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)
Užitečné rady
"Pokyny mohou být buď volně stojící dokumenty, nebo část jiného dokumentu." V obou případech je nejčastější chybou, aby byly příliš komplikované pro publikum. Pečlivě zvažte technickou úroveň vašich čtenářů. Použití prázdné místo, grafiku a další konstrukční prvky, aby byly pokyny přitažlivé. Nejdůležitější je, abyste zahrnuli odkazy na varování, varování a nebezpečí před kroky, na které se vztahují. “
(William Sanborn Pfeiffer, Kapesní průvodce technickou komunikací, 4. ed. Pearson, 2007)
Pokyny pro testování
Chcete-li posoudit přesnost a srozumitelnost souboru pokynů, vyzvěte jednoho nebo více jednotlivců, aby se řídili vašimi pokyny. Sledujte jejich pokrok a zjistěte, zda jsou všechny kroky správně dokončeny v přiměřeném čase. Po dokončení postupu požádejte tuto zkušební skupinu, aby podala zprávu o všech problémech, s nimiž se mohou setkat, a aby navrhla doporučení ke zlepšení pokynů.